Exact Globe+

 

Stamgegevens en instellingen kopiëren met Cliëntenbeheer

Introductie

U heeft bij het overzicht van de administratiegegevens de mogelijkheid om meerdere soorten stamgegevens en instellingen te kopiëren. Dit kan heel handig zijn indien u een nieuwe administratie heeft aangemaakt waarbij u veel stamgegevens gebruikt, die al beschikbaar zijn in een andere (basis)administratie. Stamgegevens en instellingen kunnen ook worden gekopieerd naar bestaande administraties. U kunt bijvoorbeeld grootboekrekeningen, dagboeken, BTW-codes, relaties, valutasoorten en activumgroepen kopiëren. Dit document beschrijft de stamgegevens die kunnen worden gekopieerd en de werkwijze van het kopiëren. U start het kopiëren op via het menupad [Accountancy, Klanten Informatie, Administratiegegevens] of [Financieel, Verslagen, Multi-administratiebeheer, Administratiegegevens], daar selecteert u één of meerdere debiteuren met gekoppelde administraties en kiest u voor de knop 'kopiëren'.

Uitleg

De kopieervelden zijn in een aantal secties ingedeeld, namelijk Financieel, CRM, Activa, Logistiek en Algemeen. Het selecteren en kopiëren van de stamgegevens werkt bij elk stamgegeven op dezelfde manier.

Bij het kopiëren van medewerkers in de sectie 'Algemeen' dient u met het volgende rekening te houden:

• Deze functionaliteit is niet bedoeld om gebruikers uit uw eigen administratie naar de klanten administratie te kopiëren. Wanneer u uw collega's tijdelijk als gebruiker in de administratie van de cliënt wilt toevoegen kunt u dit tijdens het teruglezen van de back-up van de cliënt aangeven. Op die wijze zorgt u er namelijk voor dat die gebruikers ook weer worden verwijderd wanneer u een nieuwe back-up maakt en deze naar de cliënt terug stuurt.
• Bij het kopiëren van medewerkers is het niet mogelijk om de medewerkers, onder wiens naam u bent ingelogd, te kopiëren.
• Bij het kopiëren van medewerkers wordt er gecontroleerd op de gebruikersnaam en de ID van de medewerker. Wanneer er in de andere administratie reeds een medewerker met dezelfde gebruikersnaam maar een andere ID bestaat, dan wordt de medewerker niet gekopieerd. Ook wanneer er in de andere administratie een medewerker bestaat met dezelfde ID, maar een andere gebruikersnaam, wordt de medewerker niet gekopieerd. Wanneer zowel de gebruikersnaam als de ID niet voorkomen in de andere administratie wordt de medewerker naar de andere administratie gekopieerd.

De stamgegevens die op uw scherm worden getoond, zijn afhankelijk van uw licentiesamenstelling.

Om meer inzicht te krijgen in het selecteren en kopiëren van de stamgegevens kunt u de volgende twee voorbeelden bekijken:

Grootboekrekeningen kopiëren

Via het vergrootglas of de toets 'F5' bij het veld 'Grootboekrekeningen' kunt u via het selectiescherm één of meerdere grootboekrekeningen selecteren die u wilt kopiëren. Binnen het selectiescherm kunt u meerdere grootboekrekeningen selecteren met behulp van de <CTRL> of <SHIFT> toets. 

Wanneer u de optie 'Alle' aanvinkt, worden alle grootboekrekeningen meegenomen. Wanneer u ook de optie 'Bijwerken' heeft aangevinkt, worden de bestaande grootboekrekeningen bijgewerkt/overschreven en alle nieuwe grootboekrekeningen gekopieerd.

Wanneer u alléén de nieuwe grootboekrekeningen wilt kopiëren dient u de optie 'Bijwerken' niet aan te vinken.

Indien in de bron administratie een Nederlandse XBRL-taxonomy aanwezig is, zal tijdens het kopiëren van één of meerdere grootboekrekeningen deze taxonomy worden mee gekopieerd. Indien er koppelingen zijn gelegd tussen de te kopiëren grootboekrekeningen en de taxonomy in de bron administratie, zullen deze koppelingen ook worden mee gekopieerd. Dit is ook het geval indien de grootboekrekeningen al bestaan in beide administraties, maar de koppelingen alleen nog maar aanwezig zijn in de bron administratie. De koppelingen zullen tijdens het 'bijwerken' van de grootboekrekeningen worden meegenomen.

Het kopiëren van de overige stamgegevens werkt op dezelfde manier zoals hier is beschreven, met uitzondering van de wisselkoersen.

Wisselkoersen kopiëren

Via de kalender knop of de toets 'F5' bij het veld 'Wisselkoersen' kunt u een datum selecteren. Van de geselecteerde datumreeks zullen de wisselkoersen worden gekopieerd. Daarnaast is er de mogelijkheid om 'alle' wisselkoersen te kopiëren, ongeacht de datum waarop deze van toepassing zijn.

Naast de grootboekrekeningen en wisselkoersen uit het voorbeeld, kunnen nog de volgende stamgegevens worden gekopieerd: Dagboeken, BTW-codes, Valutasoorten, Kostenplaatsen, Kostendragers, Relaties, Betalingscondities, Adrestypes, Document types, Activiteitsoorten, Documenten, Activumgroepen, Afschrijvingsmethoden, Artikelen, Assortimenten, Artikelgroepen, Eenheden, Factuurcodes, Selectiecodes, Leveringswijzen, Magazijnen, Bestelwijzen, Medewerkers, Rollen, Vrije velden, Landen, Budgetscenario's.

 

Knoppen

Instellingen

Met deze knop opent u een scherm waarin u kunt aangeven welke instellingen u wilt kopiëren. Naast bovenstaande stamgegevens is het ook mogelijk om een aantal instellingen te kopiëren, deze gegevens kunt u selecteren indien u voor de knop 'Instellingen' kiest. Bij het kopiëren van de instellingen wordt een scherm getoond met de volgende velden:

Boven in het scherm kunt u doormiddel van het filter zoeken naar instellingen die zijn ingedeeld per categorie:

Categorie

Hier kunt u aangeven welke categorie uit de instellingen moet worden getoond. Deze komen overeen met de instellingen van het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen].

Omschrijving

Middels deze optie kunt u een selectie maken op de omschrijving of een deel van de omschrijving van de instellingen.

Optie 'Toon alleen de verschillen'

Indien u deze optie aanvinkt, worden alleen de verschillen van de instellingen tussen de basisadministratie en de te kopiëren administratie(s) getoond.

Als u 'Zoeken' kiest, worden de instellingen weergegeven die voldoen aan de selectiecriteria.

De knoppen bij het kopiëren van de Instellingen

Alles selecteren

Met deze knop kunt u alle instellingen in één keer selecteren. Het is ook mogelijk om een willekeurige selectie te maken met behulp van de Ctrl en Shift toets.

Alles deselecteren

Indien u reeds een selectie heeft gemaakt, kunt u deze ongedaan maken met behulp van deze knop.

Kopiëren

Nadat u de selectie heeft gemaakt, kunt u met de knop kopiëren de selectie bevestigen. Nadat u voor deze knop heeft gekozen, keert u terug naar het scherm van de stamgegevens kopiëren. Wanneer u in dat scherm vervolgens op 'OK' klikt worden de geselecteerde instellingen gekopieerd.

Sluiten

Met deze knop keert u terug naar het scherm van de stamgegevens kopiëren, zonder dat de geselecteerde instellingen worden opgeslagen. 

 Alles selecteren

Met deze knop kunt u in één keer de kolom 'Alle' aanvinken voor alle stamgegevens in het scherm.

 Alles deselecteren

Met deze knop kunt u in één keer de kolom 'Alle' uitvinken voor alle stamgegevens in het scherm.

 Alles selecteren

Met deze knop kunt u in één keer de kolom 'Bijwerken' aanvinken voor alle stamgegevens in het scherm.

 Alles deselecteren

Met deze knop kunt u in één keer de kolom 'Bijwerken' uitvinken voor alle stamgegevens in het scherm.

OK

Met deze knop start u het kopiëren van de stamgegevens. Wanneer u op 'OK' klikt wordt er een controle uitgevoerd op de collatie van de administraties. Wanneer u administratie aanmaakt kunt u een taal opgeven die de collatie van de administratie bepaalt. Deze collatie bepaalt van welke karakterset er gebruik wordt gemaakt om gegevens op te slaan in tekstvelden in de database. De collatie is van groot belang omdat deze bepaalt of de gegevens (correct) in de database kunnen worden opengeslagen. Dit is vooral van belang voor talen waarbij veel vreemde tekens worden gebruikt. Wanneer u gegevens kopieert waarbij de collatie van de bron en doeladministratie(s) afwijken, wordt er een waarschuwing getoond: "De databases hebben een verschillende collatie. Klik op Doorgaan om de details te zien".

Een uitzondering hierop betreft de collaties 'Latin1_General_CI_AS' en 'SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS'.

Collatie	Taal
Latin1_General_CI_AS	Nederlands, Duits, Engels, Portugees, Indonesisch, Italiaans, Catalaans en Baskisch.
SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS	Amerikaans Engels

Omdat deze collaties technisch hetzelfde zijn is het toegestaan om een administratie te kopiëren wanneer de collatie van de bronadministratie en de collatie van de nieuwe administratie deze collaties betreft.

Met de knop 'Doorgaan' opent u een scherm waarin de administratie(s) worden getoond die een afwijkende collatie hebben.

In dit scherm ziet u welke administraties dit betreft en welke collatie deze administraties hebben. In dit scherm kunt u de administraties selecteren waarbij u toch de gegevens wilt kopiëren.

Selecteren

Met deze knop kunt u de gemarkeerde regel selecteren. In de kolom 'Selecteren' wordt een vinkje geplaatst. Bij het sluiten van het scherm wordt voor deze administratie de melding genegeerd en worden de gegevens gekopieerd.

Deselecteren

Met deze knop kunt u de gemarkeerde regel deselecteren. In de kolom 'Selecteren' wordt het vinkje weggehaald. Bij het sluiten van het scherm wordt voor deze administratie de melding niet genegeerd en worden de gegevens niet gekopieerd.

Alles selecteren

Met deze knop kunt u alle regels selecteren. In de kolom 'Selecteren' wordt een vinkje geplaatst. Bij het sluiten van het scherm wordt voor deze administratie(s) de melding genegeerd en worden de gegevens gekopieerd.

Alles deselecteren

Met deze knop kunt u de alle regels selecteren deselecteren. In de kolom 'Selecteren' wordt het vinkje weggehaald. Bij het sluiten van het scherm wordt voor deze administratie(s) de melding niet genegeerd en worden de gegevens niet gekopieerd.

Sluiten

Met de knop 'Sluiten' sluit u dit scherm en hierbij worden voor de administraties waarbij er een vinkje staat in de kolom 'Selecteren' de gegevens gekopieerd.

Let op!: Het is niet aan te raden om gegevens te kopiëren tussen administraties die een verschillende collatie hebben omdat dit fouten kan veroorzaken. Het negeren van deze waarschuwing is dan ook uw eigen verantwoordelijkheid.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm af om terug te keren naar het administratiegegevens scherm.

Gerelateerde onderwerpen

• Administratiegegevens

     

Main Category:	Support Product Know How	Document Type:	Support - On-line help
Category:	On-line help files	Security  level:	All - 0
Sub category:	Details	Document ID:	09.936.271
Assortment:	Exact Globe+	Date:	26-09-2022
Release:		Attachment:
Disclaimer